Bezpečnostné opatrenia
podľa Nariadenia EP a R (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „nariadenie“) vo vzťahu k zákonu č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Realitná kancelária:
Mgr. Božena Simonidesová, Reality Simply,
- R. Štefánika 52, 03601 Martin, IČO 46059652, DIČ 1041283727
Systematický opis plánovaných spracovateľských operácií a účely spracúvania, vrátane prípadného oprávneného záujmu ako právneho základu podľa čl. 6 ods. 1 písm.
Vypracovanie zmluvy o sprostredkovaní, rezervačnej zmluvy, kúpnej zmluvy, návrhu na vklad, preberacieho protokolu, vypĺňanie formulárov pre zmluvy dodávateľov energií – elektrickej energie a zemného plynu obsahujú osobné údaje a sú nevyhnutnými podkladmi pre prevod vlastníckych práv ku nehnuteľnostiam. Pri prvom kontakte predloží prevádzkovateľ vypracovaný súhlas so spracovaním osobných údajov v tlačenej podobe, jednoducho a zreteľne napísaný, každému klientovi – predávajúcemu aj kupujúcemu. Až po dobrovoľnom súhlase klienta vypracuje postupne všetky dokumenty, v ktorých použije osobné údaje. Všetky tieto dokumenty sú v záujme klientov – predávajúcich aj kupujúcich a ich právny základ tvoria práve osobné údaje.
Nariadenia, ktoré sleduje prevádzkovateľ
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje výlučne v súlade s Nariadeniami EP a R (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „nariadenie“) vo vzťahu k zákonu č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Posúdenie nutnosti a primeranosti spracovateľských operácií vo vzťahu k účelu
Každé spracúvanie osobných údajov bude zákonné a spravodlivé. Osobné údaje budú primerané, relevantné a obmedzené na rozsah, ktorý je nevyhnutný vzhľadom na účel, na ktorý sa spracúva. Obdobie, počas ktorého sa osobné údaje uchovávajú, bude obmedzené na nevyhnutný rozsah. Osobné údaje sa budú spracúvať tak, aby sa zabezpečila primeraná bezpečnosť a dôvernosť osobných údajov vrátane predchádzania neoprávnenému prístupu k osobným údajom a zariadeniu používanému na spracúvanie alebo neoprávnenému využitiu týchto údajov a zariadení. Základnou činnosťou prevádzkovateľa je sprostredkovanie prevodu vlastníckych práv ku nehnuteľnostiam. Podmienkou realizácie prevodu je platná kúpna zmluva, ktorej súčasťou musia byť osobné údaje: meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, štátna príslušnosť. Dotknuté osoby prejavujú vážny záujem nehnuteľnosti kúpiť – predať rezervačnou zmluvou a zmluvou o sprostredkovaní. Platnosť týchto dokumentov podmieňuje uvedenie osobných údajov: meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, štátna príslušnosť, biometrický údaj (kópia občianskeho preukazu, identifikačné údaje nehnuteľnosti. Prevádzkovateľ zabezpečuje aj prepis odberu energií na odberateľských miestach – nehnuteľnostiach, ktoré sú predmetom prevodu vlastníckych práv. Do formulárov prevádzkovateľov energií je nevyhnutné uviesť osobné údaje klientov: meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, štátna príslušnosť. Pri komunikácii s klientmi, pripomienkovaní zmlúv a dohode podmienok kúpy – predaja, využíva prevádzkovateľ e-mailové adresy a telefónne čísla klientov.
Posúdenie rizika pre práva a slobody dotknutých osôb vo vzťahu k rizikovým spracovateľským operáciám
Prevádzkovateľ dodržiava zásady spracúvania osobných údajov ako zákonnosť, spravodlivosť a transparentnosť; obmedzenie a kompatibilitu účelov spracúvania; minimalizáciu údajov, minimalizáciu uchovávania údajov; správnosť údajov; integritu a dôvernosť, dostupnosť údajov; zásady nevyhnutnosti a primeranosti (vzťahuje sa aj na rozsah a množstvo spracúvaných osobných údajov, dobu uchovávania a prístup k týmto osobným údajom) spracúvania s ohľadom na účel spracovateľskej operácie; povahu, rozsah, kontext a účel spracovateľskej operácie. Kancelária, v ktorej sa nachádzajú dokumenty s osobnými údajmi, je zabezpečená uzamykateľnými dverami. Ku zámke má prístup výlučne zástupkyňa realitnej kancelárie. Počítač, v ktorom sú uložené všetky dokumenty s osobnými údajmi, je chránený heslom, ktoré pozná výlučne zástupkyňa realitnej kancelárie. Ku personálnemu počítaču so vstupným heslom a ďalším prístupovým heslom ku každému súboru s osobnými údajmi a ku kancelárii s dokumentami s osobnými údajmi má prístup výlučne prevádzkovateľ, preto je riziko porušenia ochrany osobných údajov minimálne.
Opatrenia na riešenie rizík vrátane záruk, bezpečnostných opatrení a mechanizmov na zabezpečenie ochrany osobných údajov a na preukázanie súladu s týmto nariadením:
Prevádzkovateľ prijal primerané a účinné opatrenia a vie preukázať súlad spracovateľských činnosti s týmto nariadením vrátane účinnosti opatrení. V uvedených opatreniach zohľadňuje povahu, rozsah, kontext a účel spracúvania a riziko pre práva a slobody fyzických osôb.
Všetky uvedené zmluvy s osobnými údajmi budú po nevyhnutnú dobu, uvedenú v súhlase so spracovaním osobných údajov, zaradené v tlačenej forme v obale, v priestoroch realitnej kancelárie, ktorá je po dobu neprítomnosti zástupkyne realitnej kancelárie riadne uzamknutá. Dotknuté dokumenty sú počas tejto dobe zároveň v elektronickej forme v počítači realitnej kancelárie, vstup do počítača je podmienený heslom.
Po uplynutí lehoty, nevyhnutnej na spracovanie osobných údajov, je povinný prevádzkovateľ všetky tlačené dokumenty skartovať a elektronické dokumenty vymazať z personálneho počítača. Včasná skartácia dokumentov s osobnými údajmi a výmaz údajov z personálneho počítača sú opatreniami, ktoré zabezpečia ochranu osobných údajov v súlade s platným nariadením.
Prevádzkovateľ bude povinne spolupracovať s dozorným orgánom a na požiadanie mu poskytne záznamy spracovateľských operácií, aby mohli slúžiť na monitorovanie týchto spracovateľských operácií.
Porušenie ochrany osobných údajov
Podľa čl. 33 a čl. 34 nariadenia prevádzkovateľ ihneď ako sa dozvie, že došlo k porušeniu ochrany osobných údajov, bez zbytočného odkladu a podľa možnosti najneskôr do 72 hodín od okamihu, porušenie oznámi dozornému orgánu s výnimkou prípadov, keď vie prevádzkovateľ v súlade so zásadou zodpovednosti preukázať, že nie je pravdepodobné, že porušenie ochrany osobných údajov povedie k riziku pre práva a slobody fyzických osôb. Ak nie je možné oznámenie podať do 72 hodín, oznamovateľ pripojí odôvodnenie omeškania, pričom informácie poskytne vo viacerých etapách bez ďalšieho zbytočného odkladu. Prevádzkovateľ zároveň bezodkladne oznámi dotknutej osobe porušenie ochrany osobných údajov, ak toto porušenie ochrany osobných údajov pravdepodobne povedie k vysokému riziku pre práva a slobody dotknutej osoby, aby mohla prijať potrebné preventívne opatrenia. V oznámení uvedie povahu porušenia ochrany osobných údajov, aj odporúčania pre dotknutú fyzickú osobu o tom, zmierniť potenciálne nepriaznivé dôsledky. Takéto informovanie dotknutých osôb vykoná čo najskôr ako je to možné, a v úzkej spolupráci s dozorným orgánom v súlade s usmerneniami tohto alebo iného relevantného orgánu, napríklad orgánov presadzovania práva.
Realitná kancelária: Mgr. Božena Simonidesová, Reality Simply,
- R. Štefánika 52, 03601 Martin, IČO 46059652, DIČ 1041283727
má vypracovanú aj ďalšiu dokumentáciu, ktorá je k dispozícii v tlačovej verzii priamo v realitnej kancelárii:
Záznam o spracovateľskej činnosti č. 1
Záznam o spracovateľskej činnosti č. 2
Program vlastnej činnosti, zameranej proti legalizácii
príjmov z trestnej činnosti
Reklamačný poriadok